Skape forbindelser og få møter til å skje: Sømløs reiseadministrasjon for arrangementer

Arrangementer og konferanser er industriens bankende hjerte. For mange av oss er en stor grunn til at vi elsker det vi gjør, at jobbene våre skaper muligheter til å møte nye mennesker, få nye erfaringer på globale steder, utsette oss for nye utfordringer og ideer, og treffe folk hvis karrierebaner matcher våre egne.

Enten du ser kjente ansikter eller går inn i et rom med ukjente, tilbyr konferansesaler og utstillingsområder et viktig felles rom for bransjen til å vurdere prioriteringer, dele utvikling og revitalisere driften.

Ettersom energibransjen stadig utvikler seg, er det en trøst i den fortroligheten og optimismen som arrangementer kan bringe. Å se folk innta scenen for å snakke om sine nye teknologier eller gjennombrudd, besøke standene til noen av de største navnene i markedet, og møte en blanding av gamle venner og nye, kan gi deg følelsen av at bransjen – og våre nettverk – er på rett vei.

Det er denne følelsen som gjør at ATPI – et Direct Travel-selskap – er stolt over å delta på og støtte en voksende liste over bransjearrangementer og konferanser rundt om i verden. Fra Nordsjøen til Midtøsten, og fra Amerika til Asia-Stillehavsregionen, hvis det finnes et utstillingsområde for folk å nettverke og tilegne seg ny kunnskap, er det en sjanse for at ATPIs reiseadministrasjonsteam har spilt en rolle i å få folk på plass.

Reiseadministrasjon for arrangementer

Til tross for hvor mye bransjearrangementer kan dominere kalendere og reiseplaner, administrerer mange organisasjoner fortsatt forretningsreiser og arrangementdeltakelse som to separate enheter, koordinert av ulike parter og delt inn i forskjellige leveranser og prosesser. Hvis du reiser verden rundt for å delta på arrangementer og gjennomføre forretningskritiske møter og nettverksmuligheter, vil denne fragmenterte tilnærmingen rett og slett ikke være tilstrekkelig.

Blandede leverandører, individuell tenkning og planlegging, og frakoblet beslutningstaking skaper en prosess som er vanskelig å opprettholde, forårsaker interne problemer og risikerer overlapping eller tapte muligheter.

ATPIs forpliktelse til å tilby strømlinjeformede og helhetlige reiseopplevelser inkluderer støtte for reiseadministrasjon for arrangementer, som dekker flyreiser, togreiser, overnatting, bakketransport, reisendeassistanse, omsorgsplikt og lokal hjelp på stedet. Ved å koble arrangementet med reisen, koordinerer ATPI delegater fra deres startsted, gjennom reiseplanene, overnattingen og frem til selve arrangementet. Gjennom en sentralisert prosess, koordinerte bestillinger og lett tilgjengelig støtte, er vi her for å redusere usikkerhet, avhjelpe begrenset intern kapasitet og la deltakerne fokusere på arrangementplanene sine.

Hvorfor det er viktig

Å administrere reisendeinformasjon, avreisesteder, reisepreferanser, pass- og visumdetaljer, tilgjengelighetskrav, hotellvalg, og ankomst- og avreisetider (inkludert forstyrrelser) for å samsvare med arrangementøkter og aktiviteter under ett tak, unngår risikoen for feil, duplisering og utdatert data.

Dette gjelder spesielt for selskaper som deltar på internasjonale arrangementer, der interne team fra hele verden samles på ett sted, bruker forskjellige flyselskaper, og alle har strenge reiseplaner å følge, enten det er aktiv deltakelse i tekniske sesjoner eller personlige møter. Ulike reise- og servicebehov kan åpne en Pandoras eske av kompleks logistikk, så når forskjellige elementer administreres med tunnelsyn, kan enhver liten endring eller forstyrrelse svært raskt skape bredere problemer som truer planer gjennom hele arrangementsuken.

Forsinkede fly som påvirker overføringer, sene ankomster som har en dominoeffekt for hoteller, endringer i arrangementsplaner: uten en sentralisert partner og prosess kan bookingteam og ledere lett miste oversikten over hvem som er hvor og hvordan de kommer seg fra A til B, og hoppe mellom forskjellige leverandører for å prøve å koordinere endringer.

For de som er ansvarlige for bransjearrangementet, er det for mange bevegelige deler til å fullt ut overveie. Endringer og forstyrrelser er en del av spillet. En forsinkelse eller endring av scenario for en hovedtaler eller æresgjest kan føre til store endringer i arrangementsprogrammet, noe som resulterer i nye datoer og tider for din egen deltakelse. Det som kunne vært en hodepine eller en tapt mulighet, unngås med et enkelt integrert team som kan koordinere de nødvendige justeringene på tvers av alle berøringspunkter.

Kommende arrangementer

Når det gjelder energispesifikke bransjearrangementer, blir de ikke mye større enn ADIPEC. Arrangementet finner sted i Abu Dhabi i begynnelsen av november, og hvert år ønsker messen hundretusenvis av besøkende fra utlandet velkommen, noe som skaper konkurranse om flybilletter og overnatting.

Heldigvis for ATPI og våre globale kunder, letter vår stadig voksende tilstedeværelse i Midtøsten, inkludert et sterkt fotfeste i UAE, Saudi-Arabia, Qatar og Oman, vårt nettverk av leverandører og samarbeidspartnere eventuelle bekymringer rundt tilgjengelighet. I år er denne posisjonen spesielt avgjørende ettersom konflikter i regionen skapte store forstyrrelser i første og andre kvartal. Mens de store forstyrrelsene har avtatt, har visse flyruter og alternativer forblitt i endring, da flyselskaper og luftfartsmyndigheter tar den nødvendige tiden til å revurdere ruter, gjenopprette tilgang til luftrom og styrke kapasiteten med tillit.

De siste fire månedene har gjenopprettingen vært gradvis snarere enn umiddelbar, med noen ruter som fortsatt venter på å være tilbake i full styrke. For ADIPEC er dominoeffekten på forsyningskjeden av flyselskaper og tilgjengelig transport; en utfordring som ATPIs team i landet er mer enn rustet til å støtte.

Reiser til arrangementer, som enhver annen reiseårsak, går sjelden nøyaktig som forventet. Men støtte på stedet kan være avgjørende, og gir synlighetspunkter for døgnkontinuerlig kontakt og støtte, og bidrar til å løse problemer før de påvirker bredere arrangements- og reiseplaner.

ATPIs team i Midtøsten vil delta på ADIPEC for å nettverke og møte våre eksisterende kunder og bygge relasjoner med nye. Arrangementet lar oss koble sammen, oppdage og lære hva fremtidens fokus og drivere er i sektoren, slik at vi kan sikre at vi er til stede og klare til å støtte dem med deres reisebehov gjennom service, støtte og teknologi. Synlige på stedet vil vi være der for å administrere reisen din til og fra messen, omsorgsplikten du har krav på mens du er i regionen, beredskap hvis det skulle oppstå forstyrrelser, og la deg fokusere på det du kom for: å nyte messen.

Våre team er ikke bare en annen leverandør; vi er integrert i kundenes virksomhet med en 360-graders kundesentrisk etos.